Automação de Prospecção

Fluxos de cadência

Um fluxo de cadência é uma estrutura de tentativas de contato feitos por meios de comunicação variados com um tempo de espera entre cada tentativa.

Como exemplo, podemos pensar em uma sequência de tentativa de contatos onde enviamos um e-mail, tentamos ligar para o lead dois dias depois, entramos em contato via LinkedIn três dias depois, etc.

A plataforma de prospecção az.leads permite automatizar os seus fluxos de cadência, cadastrando as etapas do fluxo e o tempo de espera entre elas. Desta forma, basta adicionar contatos ao fluxo e o restante será feito automaticamente.

A seguir você aprenderá a:

Observação: Fluxos de cadência estão disponíveis apenas no plano Enterprise

Como criar templates de e-mail

O primeiro passo para criação de qualquer fluxo de cadência que contenha uma tentativa de contato por e-mail é a criação do seu template, ou modelo de e-mail.

O modelo de e-mail pode ser criado pelo meno Automação de Contato > Modelos de e-mail, clicando no botão de Incluir existente na tela.

Menu de modelos de e-mail

Durante a edição do modelo de e-mail você pode definir o assunto do e-mail que será enviado no painel lateral direito, no campo Assunto do template, e um nome para exibição interna no campo Nome do template.

A edição do corpo do e-mail é feita no painel principal de edição, permitindo fazer a substituição de informações dos contatos e empresas que serão adicionados ao fluxo.

Tela de edição de modelos de e-mail

Como configurar um fluxo de cadência

Para criar um novo fluxo de cadência, deve ser acessado o menu Automação de contato > Fluxos de cadência , clicando no botão de Incluir existente na tela.

Menu de cadastro de fluxos

No formulário de criação de fluxos, existem diversas opções para configurar o comportamento daquele fluxo de cadência.

O campo Cadência semanal permite indicar em quais dias da semana que as etapas do fluxo irão rodar, evitando que e-mails e ligações sejam agendados para finais de semana.

Ainda é possível indicar quantos dias para marcar lead como perdido automaticamente após a execução da última etapa do fluxo, e também qual a quantidade máxima de contatos iniciados por dia, para evitar uma sobrecarga da sua equipe de prospecção.

O Responsável indica em nome de quem será enviado os e-mails e quem será o responsável pelas atividades de ligação.

O campo Ativar Fluxo deve ser marcado quando o fluxo estiver totalmente configurado e pronto para adicionar contatos. Para manter o histórico de estatísticas, após um fluxo ser ativado, não é possível mais alterar as etapas e configurações do fluxo.

Cadastro de informações de fluxo

Por fim, são configuradas as etapas do fluxo de cadência na sessão de Etapas. É possível adicionar uma etapa ao final do fluxo clicando no botão Adicionar etapa e selecionando um dos tipos: E-mail, Ligação ou LinkedIn.

Todas etapas permitem que seja configurado o tempo de espera entre a etapa anterior e a etapa atual, indicando o Número de dias, semanas ou meses que deve se aguardar entre as etapas, e o horário que a etapa deve ser executada. Caso seja a primeira etapa, ainda é possível selecionar se a etapa seja executada imediatamente ao adicionar um contato ao fluxo.

Para etapas de e-mail, deve-se selecionar o template de e-mail cadastrado anteriormente para realizar o envio.

Cadastro de etapas do fluxo de cadência

Como adicionar contatos em um fluxo de cadência

Para adicionar um contato específico a um fluxo, você pode consultar o contato desejado e, na sessão de Fluxos de cadência do contato, clicar no botão de Adicionar (+) e selecionar o fluxo desejado.

Para adicionar diversos contatos a um fluxo, você pode fazer isso a partir do detalhamento do fluxo ou na listagem de contatos.

Para adicionar no detalhamento do fluxo, no painel de contatos, clique no botão de Adicionar (+). No diálogo que será aberto, faça o filtro dos contatos desejados e clique no botão Adicionar ao fluxo para adicionar os contatos desejados, ou Adicionar todos para adicionar todos contatos que se enquadram no filtro realizado.

Por fim, para adicionar contatos a partir da listagem de contatos, acione as ações em lote, selecione os contatos desejados e clique na operação adicionar ao fluxo.

Como monitorar o desempenho do fluxo de cadência

Após um filtro ser ativado e contatos serem adicionados dentro do fluxo, você pode monitorar o desempenho do fluxo. Para isso, acesse o menu de Fluxos de cadência e clique no fluxo que você deseja ver.

Na tela principal, é possível ver as informações básicas do fluxo como número de etapas, data de criação e limite de contatos diários.

Logo abaixo, são exibidas as estatísticas globais do fluxo, como número total de contatos adicionados, percentual e número de contatos conectados e percentual e número de contatos finalizados.

No painel de etapas é possível ver as mesmas estatísticas divididas por etapa, e com estatísticas de desempenho específicas do tipo de etapa, como taxa de abertura de e-mails. É possível ainda clicar em uma etapa para ver detalhes daquela etapa, como eventos de contatos e as estatísticas.

No painel de contatos, é possível ver dados relativos aos contatos adicionados ao fluxo, como a etapa atual, status do contato no fluxo (Pendente, Em Andamento ou Finalizado), e a qualificação do contato (Em aberto, Conectado ou Perdido). Clicando em um contato será aberto o detalhe daquele contato, com os eventos relativos as etapas do fluxo.